Optez pour Une solution innovante 100% Open Source et sécurisée de gestion de documents Et bénéficiez de nombreuses fonctionnalités!

Gestion de documents open source

Où se trouve le contenu clé de votre entreprise ? Est-il géré de façon centralisée, ou bien est-il disséminé sur plusieurs supports (PC, messageries électroniques, clés USB, lecteurs de disque portables et espaces de partage de fichiers en réseau) ? Alfresco propose tous les services de gestion de contenu dont les entreprises ont besoin pour capturer et gérer leurs fichiers électroniques, ainsi que pour automatiser les processus métier axés sur les documents. Alfresco est un système de gestion de documents open source capable de traiter l'ensemble de votre contenu stratégique, qu'il s'agisse de dossiers de prêt, de déclarations de sinistre ou de documents juridiques sensibles.

Contrôle des versions

Lorsque plusieurs utilisateurs mettent à jour et modifient un document, il peut s'avérer difficile d'identifier la version la plus récente. Le contrôle total des versions proposé par notre solution de gestion de documents permet d'effectuer un suivi des modifications, de leur date et de leur auteur. Alfresco prend en charge à la fois les mises à jour importantes (version 1 à version 2) et les mises à jour secondaires (version 1.1 à version 1.2).

Aperçus en ligne

Vous pouvez afficher les documents en ligne sans les télécharger ni les ouvrir dans une autre application. Le système de gestion de documents Alfresco prend en charge toute une série de formats, notamment la plupart des fichiers bureautiques, les images, les photos, les documents numérisés ainsi que les fichiers vidéo et audio.

Puissant workflow

Alfresco propose un moteur de workflow entièrement configurable qui vous aidera à gérer vos processus métier internes. Il peut s'agir d'un simple workflow de révision et de validation, ou d'un processus métier plus complexe à plusieurs étapes.

Intégration avec MS Office et Google Documents

Mettez à jour votre contenu en toute simplicité grâce à une intégration transparente avec Microsoft Office et Google Documents. Il suffit de sélectionner l'option de modification en ligne pour lancer la bonne application Microsoft Office (Word, Excel ou PowerPoint). Une fois les modifications enregistrées, le système de gestion de documents Alfresco importe automatiquement le nouveau fichier, créant immédiatement une nouvelle version.

Groupes et types de propriétés

Un ensemble standard d'attributs est disponible pour les documents stockés dans Alfresco, par exemple le nom, le titre et la description. Vous avez toutefois la possibilité de définir des types personnalisés comprenant des attributs supplémentaires (vous pouvez, par exemple, ajouter la valeur, la date d'expiration et le nom du fournisseur dans le cas d'un contrat). Alfresco propose aussi des groupes de propriétés (aspects) qui permettent de regrouper plusieurs propriétés. Ainsi, vous pouvez appliquer rapidement l'aspect « Contrat » pour activer les propriétés personnalisées correspondantes.

Recherche évoluée

La solution de gestion de documents Alfresco est dotée de puissantes fonctions de recherche (reposant sur Apache Solr) pour vous aider à trouver facilement les documents dont vous avez besoin. Vous avez le choix entre une recherche simple (recherche d'un terme dans le contenu ou les attributs) ou des options de recherche avancées vous permettant d'être plus précis (choix des attributs où lancer la recherche d'un terme).

Collaboration de fichiers en ligne pour les équipes

Aujourd'hui, les équipes transcendent l'entreprise pour englober des partenaires, des consultants, des sous-traitants, des organismes externes, des prospects et des clients. Les solutions traditionnelles de gestion de contenu d'entreprise et de collaboration de fichiers en ligne ne sont pas optimisées pour le travail à l'extérieur du bureau. Face à cette situation, les utilisateurs ont recours à des sites de partage de fichiers comme Dropbox, le contenu confidentiel de l'entreprise étant alors « synchronisé » en dehors du contrôle de l'entreprise. Grâce à Alfresco, les entreprises technologiques peuvent proposer à leurs utilisateurs des fonctionnalités grand public de partage de fichiers, de collaboration sur des documents et de travail sur des appareils mobiles, associés à la sécurité et au contrôle requis par l'entreprise. L'option de synchronisation dans le Cloud d'Alfresco leur permet d'inviter des collaborateurs externes dans le Cloud de collaboration sécurisé d'Alfresco sans mettre l'entreprise en danger. Seul Alfresco réunit toutes ses possibilités.

Site dédié à une équipe ou à la collaboration sur un projet

Créez un site regroupant tous les travaux associés à un projet d'entreprise ou à une équipe. Invitez les membres de l'équipe à rejoindre le site, à collaborer et à partager du contenu.

Wiki, blog, liste, FAQ et liens

Les fonctionnalités de collaboration de l'entreprise étendue ne se limitent pas à la mise à disposition d'une bibliothèque de documents. Les sites de projet peuvent aussi accueillir un espace wiki pour le partage d'idées, une zone de liste où vous pouvez assurer le suivi des éléments du projet, une FAQ regroupant des questions fréquentes relatives au projet, une section de liens permettant aux membres du projet de partager des ressources externes utiles, ainsi qu'un blog consacré au projet.

Ajout de commentaires

Les utilisateurs peuvent partager les commentaires qu'ils ajoutent à des documents, tout comme ils le font sur les réseaux sociaux.

Bouton « J'aime »

À l'image du bouton « J'aime » sur Facebook, les fonctionnalités de collaboration en ligne vous permettent de donner votre avis sur le contenu que vous trouvez intéressant. Lorsque les utilisateurs recherchent des informations, ils voient rapidement les documents les plus appréciés.

Suivi

Ne manquez pas les nouveautés et le contenu révisé mis en ligne par vos rédacteurs préférés. Il vous suffit de les « suivre » pour être informé lorsqu'ils ajoutent des documents.

Notifications et flux d'activité

Grâce à l'envoi proactif de notifications, les utilisateurs sont informés des modifications qui ont été apportées, par e-mail ou dans les flux d'actualité du projet en ligne.

Intégration avec MS Office et Google Documents

Vous avez besoin de modifier un document ? Rien de plus simple avec l'intégration à Microsoft Office et Google Documents : modifiez vos fichiers et enregistrez-les dans Alfresco.

Synchronisation depuis un serveur sur site vers le Cloud

Vous devez travailler avec un collaborateur externe ? Il vous suffit de synchroniser les fichiers sur le site de votre entreprise situé dans le Cloud d'Alfresco, et d'inviter ce collaborateur à rejoindre votre réseau sécurisé dans le Cloud.